PHẦN MỀM TVC COMPLAIN SYSTEM

TỔNG QUÁT
TVC Complain System là hệ thống phần mềm giải quyết phản hồi/ khiếu nại của khách hàng, đóng vai trò như một trung tâm tiếp nhận, ghi nhận và phản hồi các ý kiến của khách hàng. Phần mềm cho phép tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ thông qua hình thức trực tuyến.

Một số lợi ích khi sử dụng TVC Complain System:

  • Quản lý quy trình xử lý khiếu nại một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
  • Giúp giảm thời gian kiểm tra và giảm nguy cơ thu hồi sản phẩm.
  • Bảo vệ uy tín thương hiệu và tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách đảm bảo rằng các phản hồi/ khiếu nại được giải quyết kịp thời.
  • Giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
  • Có thể truy cập và thao tác dễ dàng trên TVC Complain System bằng Web Browser hay thiết bị di động Smartphone.

Các bước của quy trình được mô tả cụ thể như sau:

  • Bước 1: Khách hàng gửi phản hồi/ khiếu nại về hệ thống (có thể liên hệ trực tiếp hoặc điện thoại đến bộ phận dịch vụ khách hàng).
  • Bước 2: Bộ phận dịch vụ khách hàng tiếp nhận phản hồi/ khiếu nại của khách hàng trên hệ thống (có thể gặp trực tiếp hoặc thông qua điện thoại với khách hàng) và giao cho bộ phận liên quan xử lý.
  • Bước 3: Bộ phận xử lý có thể xử lý trực tiếp hoặc phân công từng công việc cụ thể cho nhân viên chịu trách nhiệm xử lý các công việc con được giao.
  • Bước 4: Sau khi xử lý xong, bộ phận xử lý báo cáo lại kết quả đã hoàn thành lên hệ thống.
  • Bước 5: Khách hàng kiểm tra lại kết quả. Nếu thấy phản hồi/ khiếu nại của mình đã được xử lý xong thì xác nhận công việc đã hoàn thành. Nếu thấy chưa giải quyết xong thì tiếp tục phản hồi/ khiếu nại để bộ phận xử lý tiếp tục kiểm tra và giải quyết.

VAI TRÒ CỦA CÁC NHÓM ĐỐI TƯỢNG:

Các nhóm đối tượng trong hệ thống TVC Complain System gồm có:

  1. Khách hàng
  2. Điều phối công việc
  3. Xử lý công việc

Mỗi nhóm đối tượng tham gia vào hệ thống có vai trò và nhiệm vụ riêng, cụ thể:

❑ Khách hàng

  • Đăng nhập vào hệ thống (có thể bằng trình duyệt Web Browser hoặc Smartphone).
  • Gửi vấn đề phản hồi/ khiếu nại lên hệ thống.
  • Kiểm tra trạng thái vấn đề phản hồi/ khiếu nại.
  • Tham gia bình luận, đóng góp ý kiến.
  • Đánh giá dịch vụ sau khi vấn đề phản hồi/ khiếu nại đã được xử lý xong và ở trạng thái hoàn thành.

❑ Điều phối công việc

  • Đăng nhập vào hệ thống (có thể bằng trình duyệt Web Browser hoặc Smartphone).
  • Tiếp nhận các vấn đề phản hồi/ khiếu nại của khách hàng từ hệ thống.
  • Tiếp nhận trực tiếp (hoặc qua điện thoại) các vấn đề phản hồi/ khiếu nại của khách hàng và ghi nhận lại những phản hồi/ khiếu nại của khách hàng lên hệ thống.
  • Phân công công việc (tạo công việc con) cho bộ phận (cá nhân) liên quan xử lý các vấn đề phản hồi/ khiếu nại của khách hàng.
  • Theo dõi và nhắc nhở tiến độ thực hiện công việc cho bộ phận xử lý.
  • Tham gia bình luận, đóng góp ý kiến.
  • Phản hồi lại khách hàng.

❑ Xử lý công việc

  • Đăng nhập vào hệ thống (có thể bằng trình duyệt Web Browser hoặc Smartphone).
  • Tiếp nhận công việc được giao từ bộ phận điều phối.
  • Tham gia bình luận, đóng góp ý kiến.
  • Xử lý công việc theo đúng tiến độ được giao.
  • Khi công việc đã được xử lý xong xác nhận công việc đã hoàn thành để bộ phận điều phối và khách hàng nắm thông tin.

MỘT SỐ MÀN HÌNH CHỨC NĂNG

Màn hình đăng nhập hệ thống:

1. Màn hình của khách hàng:

2. Màn hình của bộ phận điều phối:

3. Màn hình của bộ phận xử lý:

(Nguồn: Ta Vi Co., Ltd)

back to top