Quy trình kiểm duyệt hóa đơn

Trên thực tế, việc tích hợp giữa chương trình Invoice Register và SunSystems cần một cầu nối để giúp điều khiển quá trình kiểm duyệt hóa đơn, tiết kiệm thời gian, tránh lặp lại công việc và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu. Vì lý do này IPA (INVOICE PAYABLES AUTHORISATION) ra đời, đóng vai trò một chiếc cầu nối hữu hiệu. Quy trình kiểm duyệt hóa đơn thực hiện lần lượt các bước sau:

  • Sau khi hóa đơn được đăng ký thành công, dữ liệu từ Invoice Register được chuyển sang IPA để tiến hành kiểm duyệt.
  • Trước tiên, hệ thống kiểm tra số tiền trên hóa đơn. Nếu tổng số tiền trên hóa đơn chưa thanh toán hết thì hệ thống yêu cầu tách số tiền này trước khi chuyển sang IPA. Còn nếu hóa đơn này chưa thanh toán hoặc đã thanh toán xong thì có thể chuyển sang IPA bình thường. Tuy nhiên, số tiền nghiệp vụ của hóa đơn trong IPA có thể khác Invoice Register do sự chênh lệch tỷ giá giữa ngày đăng ký và ngày trong IPA.
  • Tiếp theo, dữ liệu của Invoice Register được convert thành nhật ký IPA thông qua công cụ IPA Ledger Interface (số tham chiếu IPA phải là duy nhất).
  • Bạn có thể nhập và thay đổi dữ liệu IPA với form nhập liệu của IPA. Với những thông tin tham chiếu của nghiệp vụ ta có thể tham chiếu đến SunSystems.
  • Kế đến, hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu theo rule sets của SunSystems. Rule Sets  của SunSystems và IPA phải đồng bộ để đảm bảo sự tích hợp giữa chúng.
  • Khi các thông số đã hợp lệ, chương trình sẽ trích xuất dữ liệu ra Excel với 2 sheet. 1 sheet là dữ liệu IPA, sheet còn lại chứa diễn giải bổ sung. Sau đó tình trạng của IPA sẽ được cập nhật cho chương trình Invoice Register.
  • Nhật ký từ IPA được tải nhập vào SunSystems.
  • Cuối cùng, khi nghiệp vụ được thanh toán thì hệ thống sẽ tự động cập nhật chi tiết thanh toán cho chương trình Invoice Register.

(Nguồn: Ta Vi Co Ltd.)

Comments

comments

Comments are closed.

Hỗ trợ trực tuyến