Tổng quan

Property Management System là giải pháp quản lý địa ốc cho các dự án chung cư, cao ốc ở mọi quy mô.

Các chức năng chính:

• Quản lý mọi thông tin căn hộ, giá trị hợp đồng, tòa nhà, lịch thanh toán theo đợt với %  giá trị và ngày đến hạn cho mỗi đợt. Thông tin khách hàng, nhân viên bán hàng,… Các tiêu chí phân tích của căn hộ, khách hàng do người dùng hoàn toàn định nghĩa.
• Quản lý quá trình ký kết hợp đồng và lịch sử chuyển nhượng căn hộ với thông tin chi tiết của hợp đồng. In ra hợp đồng thuê – thuê, hoặc thuê – mua, hứa mua – hứa bán, hứa thuê và cho thuê theo đúng quy định hiện hành. Việc thay đổi các điều khoản trên hợp đồng như giá trị hợp đồng, lịch thanh toán, thay đổi thông tin các thành viên, chủ sở hữu… đều được lưu trữ lại nhằm in ra được quá trình thay đổi ở bất cứ thời điểm nào.
• Thực hiện việc thu tiền khách hàng thông qua thanh toán ngân hàng. Giá trị thanh toán sẽ tự động được phân bổ vào phải thu từng đợt với số tiền còn thừa được quản lý riêng. Số tiền này có thể được trả lại cho khách hàng, thanh toán tiếp cho đợt sau, trả nợ lãi, trả tiền chuyển nhượng, trả phí chấm dứt hợp đồng,… tùy vào phát sinh thực tế. Lãi được tính tự động dựa vào ngày đến hạn, gia hạn và có thể tính được mức lãi dự kiến phải thu trong tương lai. Quản lý ngày thanh toán, ngày phiếu thu, ngày chuyển nhuợng, đa tiền tệ với tỉ giá từng giao dịch.
• In ra thư nhắc nợ lần đầu và các thư cảnh báo nợ cho hàng loạt khách hàng đến hạn trong một khoảng thời gian và đợt thanh toán. In các báo cáo giao dịch ngân hàng, lãi quá hạn, chuyển nhượng, hoàn trả, chuyển đợt, tình hình công nợ, tình trạng công nợ theo yêu cầu ngân hàng. In phiếu thu theo mẫu in sẵn cho từng loại trả tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng, tiền VND và USD.
• In các báo cáo thực thu chi tiết, thanh toán căn hộ, các báo cáo chức năng như thanh toán thừa, thanh toán thiếu, chưa thanh toán với phân khúc thời gian chưa đến hạn, quá hạn, quá hạn đã gia hạn cả tổng hợp và chi tiết.
• Các báo cáo mang tính quản trị tùy biến như phân loại doanh thu khách hàng theo quốc tịch, vùng cư trú; phân loại phải thu và đã thu theo từng đợt; phần trăm loại căn hộ đã bán; đồ thị tổng thể các căn hộ theo từng tình trạng đã bán, còn trống, tạm treo, chưa bán.
• Giao diện thân thiện, quy trình đơn giản hóa nên dễ sử dụng. Khả năng phân quyền mạnh mẽ chức năng hệ thống theo nhóm người dùng.

Khả năng tích hợp và mở rộng

• Các thông tin hạng mục thanh toán có thể được trích xuất để tích hợp vào hệ thống quản lý tài chính kế toán ERP sẵn có.
• Có thể chạy trong mạng cục bộ hay chạy từ xa/intranet/internet. Công nghệ vượt trội cùng hệ quản trị CSDL SQL Server tiên tiến hoàn toàn cho phép thực hiện điều này.
• Báo cáo phân tích tùy biến được thiết kế theo dạng báo cáo truy vấn tùy biến bằng công cụ BI Phoebus Vision. Người dùng tự thiết kế báo cáo truy vấn theo yêu cầu của mình.

CHỨC NĂNG CHI TIẾT 

Phần mềm gồm 2 phân hệ chính: Bán hàng và công nợ

I. Bán hàng:

• Danh mục Dự Án.
• Danh mục Khu Đất – Block.
• Danh mục Lô Đất – Floor.
• Danh mục BĐS. 

Ảnh minh họa từ màn hình chức năng

b. Quản lý giao dịch:

• Hợp đồng: Mã Giao Dịch được dùng để quản lý cho giao dịch của 1 khách hàng với 1 căn hộ. Tùy theo trạng thái giao dịch ta sẽ có Mã Đặt Cọc, Mã Hợp Đồng, Mã Chấm Dứt, Mã Chuyển Nhượng, Mã Bàn Giao tương ứng.
• Thư nhắc nợ: Dựa trên ngày đến hạn và các thời gian quy định trước ta có các loại thư nhắc nợ khác nhau:
  • Thư thông báo.
  • Thư nhắc nợ quá hạn (1, 2, 3…).
  • Thư nhắc nợ thanh toán thiếu (1, 2, 3…).
• Đợt thanh toán: Định nghĩa các đợt thanh toán, linh động theo từng chính sách, thời gian cụ thể theo công ty. Đợt thanh toán quy định số tiền phải thu theo từng đợt, ngày đến hạn. Ngày đến hạn có thể quy định cụ thể theo những ngày chọn trước hoặc theo khoảng thời gian tương đối dựa trên ngày ký hợp đồng.

c. Quản lý thực thể:

• Danh mục thực thể: Quản lý thông tin về khách hàng, nhà đầu tư, sàn giao dịch, nhân viên…
• Danh mục liên hệ: Quản lý thông tin về người đại diện của khách hàng, ngân hàng, công ty, …

d. Thông tin tham chiếu:

Các thông tin tham chiếu liên quan tới bất động sản. Các tiêu chí phân tích.

II. Công nợ:

a. Quản lý việc thu chi các đợt thanh toán dựa trên các đợt thanh toán đã chọn ở hợp đồng.

b. Chương trình cho phép người sử dụng có thể tách một đợt thanh toán thành nhiều lần thu.

Hình ảnh màn hình chức năng

c. Ngoài ra, người dùng có thể quy định các cách tính lãi, ngày tính lãi, lãi suất cũng như số tiền phải thu khác như đặt cọc, phí chuyển nhượng, phí chấm dứt, phí bàn giao.

III. Báo cáo:

a. Các mẫu hợp đồng:

• Hợp đồng mua bán cá nhân 1 người.
• Hợp đồng mua bán cá nhân 2 người.
• Hợp đồng mua bán dành cho công ty.
• Phiếu xác nhận đặt cọc.
• Phiếu yêu cầu chấm dứt hợp đồng.
• Phiếu yêu cầu chuyển nhượng.

• Danh sách dự án.
• Danh sách Khu Đất – Block.
• Danh sách Lô Đất – Floor.
• Danh sách các BĐS.
• Danh sách Khách Hàng.
• Danh sách Thực Thể.
• Danh sách Khách Hàng nợ quá hạn.
• Kế hoạch thu tiền (chi tiết theo ngày đến hạn).
• Kế hoạch thu tiền theo tháng, năm.
• Tình hình giao dịch căn hộ: Cho biết căn hộ đó đã qua bao nhiêu lần mua bán, khách hàng là ai, tình trạng hiện tại như thế nào…
• Tình hình giao dịch khách hàng: Cho biết khách hàng có bao nhiêu giao dịch (mua bao nhiêu căn hộ), tình tình thanh toán như thế nào, tình trạng giao dịch hiện tại là gì…
• Tình hình thu: Cho biết các khoản đã thu được theo từng thời gian, căn hộ, giao dịch, tòa nhà…
• Thống kê bán căn hộ: báo cáo biểu đồ cho biết số lượng cũng như tỷ lệ phần trăm các tình trạng căn hộ (đã bán, đặt cọc, còn trống, giữ chỗ, tạm hoãn, bàn giao).
• Thống kê tình hình thu theo đợt: Báo cáo biểu đồ cho biết số tiền phải thu và đã thu được theo các đợt thanh toán.

c. Báo cáo công nợ:

• Công nợ tổng hợp: Tình hình thu chi của khách hàng trong một khoảng thời gian nào đó.
• Công nợ chi tiết theo hợp đồng: Cho biết công nợ chi tiết theo từng giao dịch.

• Hóa đơn đỏ: Phần mềm cho phép in hóa đơn đỏ từ chương trình theo các quy định mới về thuế đất, thuế VAT…

• Sổ quỹ tiền mặt.
• Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng.
• Phiếu thu, phiếu chi.

d. Thư thông báo:

• Thư thông báo đến hạn thanh toán.
• Thư nhắc nợ quá hạn.
• Thư nhắc nợ quá hạn thiếu.
• Lịch sử nhắc nợ.

IV. Báo cáo quản trị

Những tính năng báo cáo dành cho cấp quản lý xem và xuất báo cáo.

Lợi ích tính năng:

• Giúp nhà quản trị xem nhanh báo cáo;
• Tiết kiệm thời gian, tự tay xuất báo cáo không cần đợi nhân viên;
• Đảm bảo thông tin bảo mật công ty khi được chức năng phân quyền hỗ trợ;
• Giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chi tiết và cụ thể nhất.

Các loại báo cáo:

• Tỷ lệ nhân viên các sàn (Pie Chart)
• Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh
• Thống kê bán hàng
• Top nhân viên doanh số hợp đồng cao nhất
• Tình hình bán hàng của nhân viên
• Tình hình bán hàng theo dự án
• Tình hình bán hàng các sàn
• Dòng tiền dự án
• Xem sổ quỹ

MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA

Báo cáo tình hình chi phí theo phòng ban

Báo cáo công nợ theo dự án

Báo cáo cân đối dòng tiền

(Nguồn: Ta Vi Co., Ltd)