Tổng quan về quy trình

Quy trình là gì?

Quy trình (procedure) là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý).

Mục đích của quy trình

Bảo đảm chất lượng, tiến độ và tính hiệu quả trong công việc.
Giúp cải tiến đổi mới liên tục cách làm việc sao cho hiệu quả hơn trong doanh nghiệp.

Phân loại quy trình

Có hai loại quy trình làm việc:

1. Quy trình cơ bản, mang tính chất hướng dẫn công việc (standard operating procedure – SOP): thường vạch ra các bước chính, đi kèm sơ đồ minh họa các bước để nhân viên dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ các bước và tuần tự thực hiện.

Mục đích của quy trình cơ bản là phục vụ cho việc thực hiện đúng quy trình. Thay vì sử dụng những thuật ngữ khó hiểu, mang đậm tính chuyên môn, quy trình cơ bản với những hình ảnh minh họa dễ hiểu sẽ không làm khó người thực hiện, giúp họ ghi nhớ quy trình một cách dễ dàng, thuận tiện. Và nó được xây dựng theo nguyên tắc 5W1H.

2. Quy trình chi tiết, mang tính chất phối hợp công việc (giải quyết bài toán phối hợp): thường dùng cho mục đích lưu hồ sơ, làm căn cứ trách nhiệm công việc và cách phối hợp giữa các phòng ban. Quy trình chi tiết thường đề cao sự rõ ràng, chi tiết. Nó quy định rõ việc gì có những giai đoạn nào, ai/ phòng ban nào là người thực hiện ở mỗi giai đoạn, người đó cần phải làm gì, kết quả người đó phải đạt được là gì, chất lượng ra sao, bàn giao cho người tiếp theo như thế nào, lưu thông tin ở đâu và như thế nào…

Quy trình này được xây dựng dựa trên nguyên lý SIPOC:

Supplier: ai cung cấp thông tin đầu vào;
Input: thông tin đầu vào cho từng bước;
Process: các bước thực hiện;
Output: kết quả đầu ra của mỗi bước;
Customer: người nào tiếp nhận kết quả xử lý đầu ra.

Tại sao nên làm việc theo quy trình

Cải thiện năng suất làm việc cho doanh nghiệp;
Giúp giảm thiểu các chi phí nhờ tăng năng suất, tối ưu và cải tiến các hoạt động vận hành;
Giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc bởi vì các công việc đã được xác định rõ ràng và theo chuỗi thứ tự cụ thể;
Phối hợp tốt hơn với các phòng ban;
Nâng cao hiệu quả kinh doanh;
…

Tóm lại, quy trình được xem như là một bản đồ chỉ dẫn cụ thể, sẽ là nơi đưa ra những bước cụ thể để thực hiện một công việc. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể dự đoán được phần nào công việc của mình sẽ được vận hành như thế nào. Từ đó, có thể biết được trong quá trình vận hành, doanh nghiệp mình đang gặp phải những vấn đề nào, ở công đoạn nào để kịp thời chỉnh sửa và xây dựng lại các cách thức để quá trình quản lý diễn ra hiệu quả hơn.

(Nguồn: Tavico tổng hợp)