Module TVC HRM Lite

TVC HRM Lite

PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ GÓI TIÊU CHUẨN PHÙ HỢP VỚI CÁC CÔNG TY,
DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

Phần mềm quản lý nhân sự TVC HRM Lite là gói sản phẩm tiêu chuẩn được Tavico Digital JSC xây dựng với đầy đủ các tính năng cần thiết và linh hoạt giúp quý doanh nghiệp/ công ty quản lý nhân sự một cách hiệu quả & toàn diện. TVC HRM Lite không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu những khó khăn trong công tác quản trị nhân sự mà còn làm tăng tính chuyên nghiệp trong mỗi quy trình. Khác với sự cố định của nhiều phần mềm nhân sự hiện có trên thị trường, TVC HRM Lite với sự linh động trong cấu trúc sản phẩm, dễ dàng được điều chỉnh phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp dù là đặc thù nhất. 

Gói sản phẩm TVC HRM Lite bao gồm các chức năng chính sau đây:

• Quản lý tuyển dụng
• Quản lý hồ sơ nhân viên
• Chấm công
• Tính lương
• Đánh giá KPI nhân viên
• Quản lý sự kiện
• Quản lý đào tạo

Đặc biệt, Tavico có thêm công cụ hỗ trợ Web Portal tuyển dụng có khả năng tích hợp vào hệ thống TVC HRM Lite, đây là một cổng thông tin tuyển dụng gắn thêm vào trang web của doanh nghiệp nhằm giúp ứng viên biết thêm về các vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng, nộp hồ sơ online, phỏng vấn online.

MÔ TẢ CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH TRONG TVC HRM LITE

1. Tuyển dụng

1.1 Yêu cầu tuyển dụng

1.1.1. Tạo yêu cầu

Dựa vào định biên nhân sự được duyệt hằng năm hoặc nhu cầu tuyển dụng tại từng vị trí, mà người phụ trách tại từng phòng ban hoặc bộ phận tuyển dụng của công ty nhập yêu cầu tuyển dụng (YCTD) vào hệ thống phần mềm TVC ERP.

Màn hình nhập liệu yêu cầu tuyển dụng

1.1.2. Phê duyệt

Sau khi đã tạo xong YCTD, người dùng sẽ đệ trình YCTD lên các cấp để duyệt. Tùy vào quy trình của quý công ty, mà Tavico sẽ thiết kế quy trình duyệt tương ứng.

1.2 Hồ sơ ứng viên

Hồ sơ ứng viên (UV) là nơi lưu trữ toàn bộ hồ sơ ứng viên từ trước đến hiện tại của công ty; và kho lưu trữ hồ sơ UV sẽ đến từ 2 nguồn: nguồn bên ngoài (web portal) và nguồn nội bộ (web admin).

1.2.1. Web portal

Web portal được xem như là một cổng thông tin giữa công ty và UV, là nơi dùng để đăng tin tuyển dụng của công ty và thu thập hồ sơ của UV.

Tin tức tuyển dụng

Màn hình danh sách các vị trí tuyển dụng của công ty

Màn hình chi tiết vị trí tuyển dụng

Thông tin ứng viên

Để có thể ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng của công ty, UV bắt buộc phải tạo tài khoản và cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân lên hệ thống.

Màn hình đăng ký tài khoản

Màn hình cập nhật hồ sơ cá nhân của ứng viên

1.2.2. Web admin

Ngoài việc thu thập hồ sơ UV qua web portal, admin tuyển dụng cũng có thể tự cập nhật các hồ sơ khác lên hệ thống công ty bằng cách thêm mới từng hồ sơ hoặc tải nhập hàng loạt.

Tạo/ cập nhật hồ sơ UV

Màn hình tạo mới hồ sơ ứng viên

Màn hình tải nhập hồ sơ ứng viên

1.2.3. Quản lý hồ sơ ứng viên

Cho điểm và đánh giá hồ sơ

Dựa vào mức độ hoàn thiện/ chất lượng của hồ sơ, mà admin tuyển dụng có thể nhập nhận xét/ đánh giá và cho điểm.

Màn hình nhận xét/ đánh giá

Lưu ý: Trường hợp được cho điểm 2 lần, chương trình sẽ lấy trung bình cộng của 2 lần cho điểm đó.

Mức độ tiềm năng

Mức độ tiềm năng được đánh giá dựa vào số năm kinh nghiệp của ứng viên. Hiện tại đang có 2 cơ chế sau:

1. Cơ chế tự động: Đánh dấu tiềm năng theo số năm kinh nghiệm

   • Mức 1: Số năm kinh nghiệm từ 1-5 kinh nghiệm

   • Mức 2: số năm kinh nghiệm tứ 5-10 kinh nghiệm

   • Mức 3: Số năm kinh nghiệm từ 10 năm trở lên

2. Cơ chế bằng tay: Đối với những trường hợp khi ứng viên kinh nghiệm quá tốt nhưng chưa đủ số năm => admin sẽ chuyển bằng tay ở mức 3.

Màn hình đánh giá mức độ tiềm năng

Bắt trùng hồ sơ

Trong kho hồ sơ UV, sẽ có những hồ sơ bị trùng nhau (trùng số điện thoại, trùng số CMND, …). Chương trình sẽ lọc ra những hồ sơ đang trùng nhau, admin sẽ xem lại các hồ sơ này và quyết định xem hồ sơ nào là hồ sơ chính => Tính năng này hỗ trợ nguồn hồ sơ của admin trở nên gọn gàng hơn.

Màn hình lọc hồ sơ trùng

Màn hình xác nhận ghép hồ sơ

1.3 Chiến dịch tuyển dụng

Dựa vào yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt, bộ phận tuyển dụng sẽ tạo các chiến dịch tuyển dụng trên hệ thống web admin. Thông tin chiến dịch tuyển dụng bao gồm các nhóm:

1.3.1. Thông tin chung

Là nơi định nghĩa các thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng, bao gồm các thông tin sau: Vị trí tuyển dụng, tóm tắt công việc, trách nhiệm/ mục tiêu, giám sát/ chịu giám sát, quyền hạn, môi trường làm việc, yêu cầu về vị trí tuyển dụng.

Màn hình thông tin công việc

1.3.2. Phạm vị tìm kiếm

Là nơi thiết lập sẵn các tiêu chí tìm kiếm giúp giới hạn số lượng hồ sơ phù hợp.

Màn hình thiết lập các tiêu chí tìm kiếm

1.3.3. Quá trình tuyển dụng

• Là nơi quy định các bước tiến hành tuyển dụng. Ngầm định hệ thống thiết lập quy trình tuyển dụng bao gồm tám bước V1-V8. Trong đó V1- Hồ sơ và V8-Tuyển dụng là vòng bắt buộc phải có, các vòng V2-V7 là tùy chọn.

• Các vòng tùy chọn có thể xóa hoặc tạo thêm bằng cách copy từ vòng có sẵn. Thứ tự các vòng tùy chọn có thể thay đổi.

• Thông tin thiết lập cho một vòng bao gồm:

• Loại vòng: Là một trong các vòng mẫu bao gồm các vòng sau: Hồ sơ, sơ loại, tiếp cận, trắc nghiệm, phỏng vấn, đề nghị và tuyển dụng.

• Phụ trách vòng: Quy định người chịu trách nhiệm cho từng vòng.

• Thời hạn: Quy định thời hạn phải hoàn thành.

• Email chuyển vòng: Khai báo nếu admin muốn email được gửi khi thao tác chuyển vòng.

• Email loại: Khai báo nếu admin muốn email được gửi khi ứng viên bị loại ở vòng.

• Giới hạn mẫu trắc nghiệm: Khai báo tên mẫu trắc nghiệm sử dụng trong vòng trắc nghiệm.

• Các mẫu email nghiệp vụ khác: Email mời phỏng vấn, email mời nhận việc, …

Màn hình quy trình tuyển dụng

1.3.4. Cơ hội nghề nghiệp

Là nơi dùng khai báo các thông tin về vị trí tuyển dụng để đưa thông tin tuyển dụng lên trang chủ (Web portal) của công ty.

Màn hình cơ hội nghề nghiệp

1.4 Thực hiện tuyển dụng

Sau khi thiết lập xong chiến dịch tuyển dụng, admin sẽ thực thi chiến dịch để tìm kiếm UV phù hợp cho công ty.

Trong quá trình tuyển dụng, phần mềm hỗ trợ nhà tuyển dụng các tính năng sau:

1.4.1. Bài test

Đối với vòng bài test, chương trình cho phép:

• Định nghĩa các dạng bài test cho nhiều vị trí khác nhau (tùy vào yêu cầu tuyển dụng).

• Mời UV làm bài test theo các bộ câu hỏi chỉ định.

• Kết quả bài test của UV sẽ được ghi nhận trên hệ thống ghi nhận. Chương trình sẽ tự động chấm điểm và trả kết quả về cho nhà tuyển dụng.

1.4.2. Vòng phỏng vấn

Đối với vòng phỏng vấn, chương trình cho phép:

• Thiết lập mẫu đánh giá phỏng vấn theo từng vị trí.

• Mời UV và người phỏng vấn theo khung ngày – giờ được chọn.

• Thông báo cho admin về phản hồi xác nhận tham gia phỏng vấn của UV lẫn người phỏng vấn.

• Đánh giá phỏng vấn theo mẫu được thiết lập.

1.4.3. Vòng đề nghị

Đối với vòng đề nghị, chương trình cho phép:

• Tạo thư mời đề nghị với các thông tin về lương, phụ cấp, chế độ, …

• In mẫu thư đề nghị & trình ký.

• Gửi thư mới đề nghị cho UV.

1.5 Tuyển dụng

Những UV đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng của chiến dịch, chương trình cho phép:

• Gửi mail thông báo tuyển dụng đến UV.

• Gắn cờ tuyển dụng.

• Sau khi gắn cờ tuyển dụng, các thông tin của UV sẽ được chuyển qua mục nhân viên để quản lý hồ sơ.

2. Quản lý hồ sơ nhân viên

2.1 Thông tin cá nhân

Trên phân hệ TVC HRM Lite, hệ thống cho phép khai báo & lưu trữ các thông tin cá nhân liên quan của người lao động (Nhân viên) cho mục đích quản trị.

Đối với các thông tin cá nhân của nhân viên, chương trình cho phép khai báo các mục sau:

• Thông tin cá nhân

• Thông tin ngân hàng

• Bằng cấp chứng chỉ

• Người phụ thuộc

• Quan hệ xã hội

• Sức khỏe

• Kinh nghiệm làm việc

• Tài sản

Màn hình khai báo thông tin nhân viên

2.2 Hợp đồng lao động

Là nơi dùng khai báo & ghi nhận các thông tin liên quan đến hợp đồng lao động của nhân viên, phục vụ cho mục đích chấm công, tính lương, bao gồm các thông tin: Loại hợp đồng, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, mức lương cơ bản, …

Màn hình khai báo thông tin hợp đồng lao động

2.3 Quá trình làm việc (Sự kiện)

Là nơi dùng khai báo & ghi nhận các sự kiện xảy ra trong quá trình làm việc của từng nhân viên tại công ty, ví dụ sự kiện khen thưởng, kỷ luật, nghỉ thai sản, xử lý vi phạm, …

Đối với tính năng này, chương trình cho phép:

• Tự định nghĩa các loại hình sự kiện (không giới hạn).

• Cho phép ghi nhận kèm theo chứng từ (văn bản, hình ảnh, ...).

• Tự động ghi nhận sự kiện thông qua các tính năng khác của chương trình.

• Xử lý sự kiện tự động.

Màn hình định nghĩa sự kiện

Màn hình khai báo sự kiện

2.4 Báo cáo liên quan

3. Chấm công

Phân hệ quản lý TVC HRM Lite cho phép:

• Kết nối tự động với các máy chấm công để lấy dữ liệu về hệ thống.

• Đáp ứng mọi hình thức chấm công, bao gồm: Chấm công theo giờ hành chánh, theo ca.

• Thiết lập các mã chấm công và quy định tính công.

Phân hệ quản lý TVC HRM Lite thực hiện chấm công theo các bước như sau:

• Thu thập dữ liệu công: Tự động thu thập dữ liệu từ máy chấm công.

• Tính toán/ xử lý dữ liệu: Phân tích, xử lý dữ liệu, tính toán lại kết quả chấm công cho phù hợp với quy chế chấm công của đơn vị.

• Chấm/ Phê duyệt: Ngoài dữ liệu thu thập từ máy chấm công, sẽ thu thập thêm các dữ liệu công thông qua các đơn đăng ký/ xin phép của nhân viên => Phê duyệt chấm công.

• Kết quả công: Kết quả chấm công dùng cho tính lương, tính thưởng, trừ vi phạm, OT, theo dõi phép năm, …

Lưu ý: Phân hệ quản lý TVC HRM Lite cho phép thiết kế bảng công theo biểu mẫu của từng công ty.

Màn hình thông tin dữ liệu quét vân tay & các phiếu trong tháng

Bảng chấm công (01)

Bảng chấm công (02)

4. Tính lương

Hỗ trợ tính lương nhiều bước – nhiều lần tính & chi trả trong cùng kỳ lương.

Chương trình sẽ tổng hợp các thông tin sau để thực hiện tính lương:

• Thông tin tính lương: Các chính sách chế độ toàn doanh nghiệp, chính sách theo từng vị trí hoặc theo từng nhân viên.
• Thông tin nhân viên: Thông tin cá nhân (người phụ thuộc), thông tin công tác.
• Thông tin lương: Các loại hợp đồng lao động, mức lương.
• Tham số hằng kỳ: Mức đóng bảo hiểm, các mực lương theo quy định.
• Thông tin công: Kết quả chấm công, kết quả tính OT, hoặc kết quả doanh số bán hàng (nếu có).

Bảng tính chính sách chế độ

Bảng tính BHXH

Bảng tính lương

Màn hình phiếu lương của từng nhân viên

5. Đánh giá

Tùy vào từng giai đoạn và nhu cầu quản trị của đơn vị, mà sẽ có những loại hình đánh giá khác nhau, cụ thể:

• Đánh giá phỏng vấn (áp dụng trong bước tuyển dụng).
• Đánh giá thử việc.
• Đánh giá gia hạn hợp đồng.

​Đối với hạng mục này, phân hệ quản lý TVC HRM Lite cho phép:

• Thiết kế/ Tùy chỉnh form đánh giá theo từng đơn vị.
• Thiết lập quy trình đánh giá theo từng loại form đánh giá.
• Kết quả đánh giá được cập nhật liên tục trong kỳ đánh giá.
• Kết quả đánh giá được thống kê/ báo cáo trực tuyến và liên tục.

Màn hình nhập liệu đánh giá gia hạn hợp đồng

Màn hình xem kết quả đánh giá

6. Đào tạo

6.1 Chương trình đào tạo

Nơi khai báo và ghi nhận thông tin về các chương trình đào tạo của doanh nghiệp.

Màn hình khai báo chương trình đào tạo

6.2 Khóa đào tạo

Nơi khai báo và ghi nhận thông tin về các khóa đào tạo của doanh nghiệp.

Màn hình khai báo khóa đào tạo

6.3 Học viên

Nơi khai báo thông tin về học viên tham dự khóa đào tạo, bao gồm các thông tin về khóa học, thời gian học và kết quả đạt được.

​

Màn hình khai báo học viên tham dự

6.4 Báo cáo liên quan

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Để biết thêm thông tin về giá sản phẩm hoặc cần tư vấn thêm, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

• Văn phòng công ty: Lầu 2, Phòng 201, 42 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

• Phụ trách bộ phận kinh doanh: Anh Trương Thái Bình

• Mobile & Zalo: 0984398689

• Email: support@tavicosoft.com

• Website: http://tavicosoft.com

(Nguồn: Tavico Digital JSC)