Quy trình xử lý công việc (workflow)

Workflow có nghĩa là luồng làm việc, là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Workflow hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng, các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các Workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin.

Phân luồng công việc giúp các tổ chức, cá nhân thực hiện hiệu quả thành công một mục đích cụ thể. Khi mỗi giai đoạn trong công việc hoàn thành sẽ kích thích một giai đoạn mới trong tiến trình tiếp tục. Nhờ đó công việc được thực hiện một cách liên tục đến khi hoàn thành.

Workflow là một chuỗi các công việc được tổ chức thành một quy trình:

Workflow có 03 tính năng chính sau:

Quản lý Form mẫu:

• Các form mẫu được thiết kế và xây dựng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Phân quyền người dùng sử dụng form mẫu theo đặc thù công việc.
• Mỗi form mẫu sẽ được gắn với một quy trình làm việc cụ thể.

Quản lý tài liệu:

• Cho phép đính kèm tài liệu theo 02 cách: Đính kèm cho toàn văn bản và đính kèm trên từng dòng chi tiết của yêu cầu.
• Xem các đính kèm tài liệu nhanh chóng và tiện lợi.

Quản lý quy trình:

Sơ đồ tổ chức quy trình:

• Thông tin nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ là một phần tử trong tiến trình làm việc và được gán ở trạm xử lý công việc tương ứng với cơ cấu của mỗi tổ chức.
• Trạm xử lý công việc: Một trạm xử lý công việc có thể đại diện cho tên một công việc cụ thể hoặc một nhiệm vụ được giao.
• Phân công nguồn lực:
  • Sau khi xác định các thành phần tham gia vào quy trình làm việc, bước tiếp theo là sắp xếp họ vào các vị trí làm việc đã được tạo.
  • Các nhân viên trong cùng một vị trí/ nhóm sẽ có vai trò tương đương nhau.
  • Một nhân viên có thể là một phần tại các địa trạm khác nhau trong một Workflow hoặc trong các Workflow khác.

Tổ chức quy trình:

• Mỗi form mẫu sử dụng một Workflow duy nhất nhưng mỗi Workflow có thể được sử dụng ở nhiều form mẫu khác nhau.
• Một Workflow chứa nhiều bước duyệt, cho phép sử dụng điều kiện rẽ nhánh theo yêu cầu.
• Hỗ trợ tùy chọn một trong những đối tượng hoặc tất cả đối tượng trong bước duyệt để chuyển sang bước kế tiếp.
• Hỗ trợ tùy chọn chuyển đến bước kế tiếp nếu quá thời gian cho phép.
• Theo dõi được các khoản đã trả và chưa trả.
• Tại mỗi bước của quy trình cho phép chọn người duyệt kế tiếp hoặc kết thúc quy trình.
• Trong quá trình duyệt hoặc trả về, người dùng có thể điều chỉnh, bổ sung, đính kèm thêm tài liệu hoặc ghi chú.
• Đặc biệt, người dùng có thể tự xây dựng quy trình duyệt theo yêu cầu của tổ chức kinh doanh.

Thông báo tình trạng:

• Tình trạng duyệt của mỗi yêu cầu sẽ được phản ánh qua thư điện tử (email).
• Trình quản lý thư điện tử cho phép người dùng định nghĩa nội dung email khác nhau cho mỗi loại form mẫu/ mỗi loại tình trạng.

(Nguồn: Tavico Digital JSC)