TVC IFP Lite

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN - TÀI LIỆU & PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH

Module TVC IFP (Intelligent Flow Platform) Lite là công cụ giúp số hóa việc quản lý văn bản - tài liệu và quy trình một cách tự động và thông minh.

Với những tính năng cơ bản và tinh gọn, được đội ngũ phát triển sản phẩm của Tavico Digital JSC thiết kế vừa vặn trong gói TVC IFP Lite sẽ là lựa chọn tốt nhất cho các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản – tài liệu và phê duyệt quy trình tự động giúp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí.

Một số tính năng cơ bản trong gói TVC IFP Lite bao gồm:

• Lưu trữ, quản lý các loại văn bản, tài liệu:
  • Quản lý, lưu trữ nhiều định dạng, phiên bản (version)
  • Biên soạn, soát xét, phê duyệt văn bản – tài liệu online
  • Ban hành, thu hồi, kiểm soát văn bản – tài liệu hiệu lực online
• Quản lý quy trình:
  • Phê duyệt quy trình rẽ nhánh theo điều kiện
  • Phê duyệt quy trình nối tiếp, song song
  • Cảnh báo tự động qua E-mail
• Chức năng bảo mật, phân quyền mạnh mẽ, chuyên sâu và truy vết hệ thống.

Đặc biệt, với phiên bản TVC IFP nâng cao sẽ có thêm các chức năng, tiện ích khác như: Khả năng tích hợp, thiết kế form động, thiết kế báo cáo động, chạy được trên ứng dụng smart phone (Mobile App),…

MÔ TẢ MỘT SỐ CHỨC NĂNG TRONG MODULE TVC IFP Lite

I. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Tổng quan: Nơi lưu trữ, quản lý các tệp tin theo cây thư mục, nhằm hiển thị một cách trực quan và tổ chức cho người dùng.

• Quản lý tài liệu nhiều định dạng, theo version.
• Quản lý tài khoản theo cấp chức danh và phòng ban chức năng.
• Hỗ trợ quản lý người phụ trách khi có thay đổi nhân sự.
• Hỗ trợ phân quyền truy cập (xem, in, đề nghị cập nhật, …).
• Hỗ trợ biên soạn, soát xét, phê duyệt online.
• Hỗ trợ ban hành, thu hồi, kiểm soát hiệu lực online.
• Hỗ trợ quản lý theo cả mã số, tiêu đề và cả nội dung.

1. File Explorer

Nơi lưu trữ và quản lý tài liệu

Tạo folder có thể phân quyền trên từng user

Tạo mới khi chọn Range Apply là All, ta phân quyền cho tất cả user

Màn hình Share Document khi chia sẻ ta có thể phân quyền cho từng user và có thể add thêm user

Màn hình Share Document khi ta chọn Range Apply là All ta chỉ cần chọn quyền và ko cần chọn từng user

Có thể Preview file trực tiếp trên chương trình

Có thể thấy danh sách lịch sử thay đổi các field của file hoặc folder

Có thể thấy danh sách lịch sử thay đổi phân quyền của file hoặc folder

Có thể phân quyền trên từng file và folder. Khi chọn Range Apply là all, có thể phân quyền cho tất của user

Màn hình File Explorer ở folder Shared

Màn hình File Explorer ở folder Published

2. Shared Document

Nơi thể hiện danh sách các item (file, folder...) mà người dùng hiện tại được chia sẻ. Người dùng được quyền thao tác như bên form File Explorer và quyền tương tác được người dùng thiết lập khi chia sẻ tài liệu.

3. Published Document

Nơi thể hiện danh sách các file ban hành mà người dùng hiện tại được xem. Người dùng chỉ có quyền View, Read, Download ngoài ra không được làm gì khác.

II. QUẢN LÝ QUY TRÌNH

Tổng quan: Phần mềm quản lý quy trình là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ những quy trình liền mạch, liên thông và tự động hóa.

• Công cụ cơ bản phục vụ chuyển đổi số. Tự động hóa quy trình làm việc, tự động hóa cung cấp thông tin, tăng cường tính làm việc theo quy trình và kiểm soát.
• Giảm công việc giấy tờ. Tăng khả năng lưu trữ, giải phóng bớt nhân lực khỏi các tác vụ lặp đi lặp lại.
• Cải thiện mức độ cộng tác và năng suất lao động trong đội nhóm.
• Tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác do tích hợp.
• IT có thể tự xây dựng form, quy trình theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

1. Workflows

Màn hình danh sách tất cả các quy trình mà người dùng có thể thực hiện yêu cầu. Màn hình này giúp người dùng có thể tạo yêu cầu cho các form, các loại yêu cầu khác nhau mà không phải vào từng form riêng biệt => giúp trải nghiệm tốt hơn.

2. Pending Approval

Màn hình danh sách các yêu cầu mà người dùng hiện tại đang tham gia duyệt. Giúp người dùng thuận tiện theo dõi các công việc đang cần xử lý. Chức năng này cho phép người dùng ghi chú, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu, mời người khác tham gia quy trình duyệt hoặc ủy quyền cho người khác phê duyệt, được quyền xuất bản yêu cầu đó.

3. My Approved Requests

Màn hình danh sách các yêu cầu mà người dùng hiện tại đã tham gia duyệt. Màn hình này cho phép người dùng xem lại được các yêu cầu mà mình đã phê duyệt => nhằm phục vụ việc truy xuất lịch sử phê duyệt.

4. Process Tasks

Màn hình lưu trữ tất cả quá trình duyệt của các request. Mặc định chỉ được view để admin theo dõi hoặc kiểm tra lỗi.

5. Submission Request

Form nhập các yêu cầu cần duyệt. Màn hình này hiển thị các form duyệt dạng form đơn. Trường hợp đơn giản thì dùng Request Type để ẩn hiện các field. Phức tạp hơn thì dùng chức năng FFD-Form Designer để thêm field và sắp xếp trường theo nhu cầu.

Người dùng có thể thêm danh sách người phê duyệt và phân quyền thao tác trên từng bước duyệt khác nhau.

Người dùng có thể xem tất cả danh sách lịch sử duyệt trước đó của yêu cầu này.

6. Delegated Information

Chức năng ghi nhận thông tin ủy quyền trong khoản thời gian người duyệt nghỉ phép, đi công tác, …

7. Workflow Definition

Nơi ghi nhận/ quản lý thông tin định nghĩa thiết kế quy trình bao gồm đủ các quy trình: Nối tiếp/ Song song/ Rẽ nhánh/ Trả về về các bước trước... theo các điểu kiện áp dụng. Có thể khai báo SLA cho từng giai đoạn của quy trình và cảnh báo qua Noti/ Email/ SMS.

Sử dụng đồ thi kéo thả để thể hiện quy trình thành hình ảnh trực quan hóa và minh họa quy trình được tốt nhất.

8. Workflow History

Lưu lại lịch sử các version của workflow. Form này chỉ có chức năng view.

9. Form Definition

Tự động định nghĩa ra các màn hình, thiết kế form, drag drop các thuộc tính, tính toán công thức, thiết kế được dạng Main form và sub form, đính kèm file, …

10. Working Position

Tại một thời điểm, chỉ có một working position trong orgchart nhưng 01 nhân viên có thể xuất hiện trong nhiều working position khác nhau => giải quyết vấn đề kiêm nhiệm. Một working position có thể nằm trong nhiều workflows khác nhau.

11. Organization Chart

Hiển thị dạng sơ đồ trực quan, kéo thả dữ liệu theo từng cấp theo cây sơ đồ công ty. Cho phép xem lại lịch sử các sơ đồ theo từng thời điểm đã lưu trước đó.

12. Request Type Definition

            Chức năng tạo các loại yêu cầu. Quy định luôn các field ẩn hiện tùy theo từng loại.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Để biết thêm thông tin về giá sản phẩm hoặc cần tư vấn thêm, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

• Văn phòng công ty: Lầu 2, Phòng 201, 42 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
• Phụ trách bộ phận kinh doanh: Anh Trương Thái Bình
• Mobile & Zalo: 0984398689
• Email: support@tavicosoft.com
• Website: http://tavicosoft.com

(Nguồn: Tavico Digital JSC)