Quy trình bán hàng bất động sản: Từ đặt chỗ đến bàn giao

Một giao dịch bất động sản không chỉ dừng lại ở việc khách hàng lựa chọn sản phẩm và ký hợp đồng. Phía sau mỗi giao dịch là một chuỗi nghiệp vụ liên quan đến khách hàng, thông tin bất động sản, chính sách bán hàng, đặt chỗ, hợp đồng, thanh toán, công nợ, chuyển nhượng, bàn giao và chăm sóc sau bán.

Khi doanh nghiệp cùng lúc quản lý nhiều dự án, nhiều sản phẩm và số lượng lớn giao dịch, việc theo dõi dữ liệu trên nhiều bảng tính hoặc công cụ riêng biệt có thể khiến thông tin bị phân tán. Nhân viên kinh doanh cần biết tình trạng sản phẩm, bộ phận quản lý bán hàng cần theo dõi giao dịch và hợp đồng, kế toán cần kiểm soát công nợ, trong khi ban lãnh đạo cần dữ liệu tổng hợp để đánh giá hoạt động kinh doanh.

Vì vậy, xây dựng một quy trình bán hàng bất động sản xuyên suốt giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn toàn bộ vòng đời giao dịch, từ lúc khách hàng quan tâm đến sản phẩm cho đến khi hoàn tất bàn giao và chăm sóc sau bán.

1. Quy trình bán hàng bất động sản gồm những nghiệp vụ nào?

Trong TVC PMSREAL, hoạt động bán hàng bất động sản được tổ chức thành các nhóm nghiệp vụ gồm quản lý khách hàng, quản lý mạng lưới bán hàng, thông tin bất động sản, chương trình bán hàng, quản lý đặt chỗ, quản lý hợp đồng, quản lý công nợ, chăm sóc khách hàng và báo cáo quản trị.

Xét theo vòng đời của một giao dịch, quy trình có thể hình dung theo hướng:

Khách hàng → Bất động sản → Chương trình bán hàng → Đặt chỗ → Hợp đồng → Thanh toán và công nợ → Thanh lý/Chuyển nhượng → Bàn giao → Chăm sóc khách hàng

Trong thực tế, một giao dịch có thể không đi theo một đường thẳng duy nhất. Bất động sản có thể phát sinh đặt cọc, thay đổi hợp đồng, thanh lý hoặc chuyển nhượng trước khi bàn giao. TVC PMSREAL cho phép lưu lại lịch sử của bất động sản từ khi đặt chỗ, đặt cọc, ký hợp đồng cho đến thanh lý, chuyển nhượng và bàn giao.

Hình 1. Tổng quan quy trình bán hàng bất động sản từ đặt chỗ đến bàn giao.

2. Quản lý thông tin khách hàng

Khách hàng là một trong những dữ liệu đầu tiên hình thành trong quy trình bán hàng bất động sản.

Doanh nghiệp không chỉ cần lưu thông tin liên hệ mà còn cần theo dõi khách hàng tiềm năng, phân tích dữ liệu và xác định nhân viên phụ trách.

Trong TVC PMSREAL, nhóm quản lý khách hàng bao gồm thông tin khách hàng, phân tích khách hàng, phân bổ khách hàng cho nhân viên và quản lý khách hàng tiềm năng.

Khi dữ liệu khách hàng được quản lý tập trung, thông tin có thể tiếp tục được sử dụng ở các bước tiếp theo như đặt chỗ, hợp đồng, công nợ và chăm sóc khách hàng. Điều này giúp hạn chế tình trạng mỗi nhân viên hoặc phòng ban duy trì một bộ dữ liệu riêng và phải nhập lại thông tin nhiều lần.

3. Quản lý mạng lưới bán hàng

Hoạt động bán hàng bất động sản thường có sự tham gia của nhiều nhân viên kinh doanh, đội nhóm, sàn hoặc đại lý.

Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý không chỉ khách hàng mà còn cả cấu trúc mạng lưới bán hàng và các chính sách liên quan.

TVC PMSREAL hỗ trợ quản lý sàn, đại lý, nhân viên kinh doanh, sơ đồ tổ chức, chỉ tiêu, chính sách hoa hồng và quản lý hoa hồng. Hệ thống đồng thời hỗ trợ báo cáo doanh thu theo thời gian thực và thống kê doanh thu, chi phí theo lịch sử đội nhóm.

Việc tập trung dữ liệu mạng lưới bán hàng tạo cơ sở để doanh nghiệp theo dõi hoạt động kinh doanh theo từng nhân viên, đội nhóm hoặc kênh phân phối.

4. Quản lý thông tin bất động sản và giỏ hàng

Trước khi triển khai bán hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đầy đủ dữ liệu về dự án và từng sản phẩm bất động sản.

Trong TVC PMSREAL, thông tin bất động sản được quản lý theo danh mục dự án, Block hoặc phân khu, danh mục bất động sản, sơ đồ tòa nhà hoặc sơ đồ dự án, phân bổ giỏ hàng và thông tin phân tích bất động sản.

Thông tin sản phẩm còn có thể được thể hiện trực quan thông qua sơ đồ tòa nhà dạng ma trận, sơ đồ mặt cắt dự án, sơ đồ theo tầng, mặt bằng căn hộ và hình ảnh. Tài liệu TVC PMSREAL cũng thể hiện khả năng tích hợp lớp định vị Google Maps trong phần quản lý thông tin bất động sản.

Việc tổ chức dữ liệu theo từng dự án, phân khu và sản phẩm giúp nhân viên dễ dàng xác định bất động sản đang được quan tâm, đồng thời tạo nền tảng cho các bước đặt chỗ và giao dịch phía sau.

5. Thiết lập chương trình bán hàng

Mỗi dự án bất động sản có thể áp dụng bảng giá, phương thức thanh toán và chính sách bán hàng khác nhau.

Do đó, trước khi giao dịch phát sinh, doanh nghiệp cần thiết lập và quản lý thống nhất chương trình bán hàng.

TVC PMSREAL hỗ trợ quản lý phương thức thanh toán, bảng giá, chính sách chiết khấu – khuyến mãi và chính sách môi giới chủ đầu tư.

Khi các chính sách này được quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể sử dụng cùng một nguồn thông tin trong quá trình đặt chỗ, lập hợp đồng và theo dõi lịch thanh toán.

Điều này đặc biệt quan trọng khi một doanh nghiệp triển khai nhiều dự án hoặc áp dụng nhiều chương trình bán hàng trong từng giai đoạn khác nhau.

6. Quản lý đặt chỗ bất động sản

Đặt chỗ là một trong những nghiệp vụ quan trọng khi khách hàng đã lựa chọn được sản phẩm phù hợp.

TVC PMSREAL hỗ trợ quản lý thông tin dự án, thông tin căn hộ, thông tin khách hàng, đặt chỗ và đặt lịch.

Nghiệp vụ đặt chỗ trở nên đặc biệt quan trọng trong các sự kiện mở bán, khi nhiều nhân viên kinh doanh có thể cùng làm việc với khách hàng và thao tác trên một lượng lớn sản phẩm trong khoảng thời gian ngắn.

Nhờ đó, nhân viên kinh doanh có thể theo dõi tình trạng sản phẩm trong quá trình giới thiệu dự án và thực hiện thao tác đặt chỗ thuận tiện hơn.

7. Quản lý hợp đồng bất động sản

Sau giai đoạn đặt chỗ và các nghiệp vụ liên quan, giao dịch tiếp tục được xử lý ở bước hợp đồng.

Trong TVC PMSREAL, quản lý hợp đồng bao gồm các nghiệp vụ ký kết, in hợp đồng, thanh lý, chuyển nhượng, bàn giao và thay đổi.

Đặc thù của bất động sản là một giao dịch có thể kéo dài trong nhiều tháng hoặc nhiều năm. Trong khoảng thời gian này, hợp đồng có thể phát sinh thay đổi, thanh lý hoặc chuyển nhượng.

Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ cần theo dõi trạng thái hiện tại mà còn cần lưu lại lịch sử của giao dịch.

TVC PMSREAL cho phép lưu thông tin chi tiết của từng bất động sản và tra cứu lịch sử thanh lý, chuyển nhượng tại các thời điểm khác nhau.

Việc quản lý lịch sử giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình của một giao dịch thay vì chỉ nhìn thấy dữ liệu ở trạng thái cuối cùng.

8. Theo dõi thanh toán và quản lý công nợ bất động sản

Bất động sản thường có giá trị giao dịch lớn và khách hàng có thể thực hiện thanh toán theo nhiều đợt khác nhau. Vì vậy, quản lý công nợ bất động sản là một phần quan trọng của quy trình bán hàng.

TVC PMSREAL hỗ trợ quản lý lịch thanh toán phải thu, thu chi, giám sát công nợ, quy định cách tính lãi phạt và các loại phí khác như phí thanh lý, phí chuyển nhượng và phí làm sổ.

Hệ thống cũng hỗ trợ những tình huống thanh toán linh hoạt. Một đợt phải thu có thể được tách thành nhiều phần để thực hiện thu tiền từng phần. Ngược lại, một khoản thanh toán cũng có thể được tự động phân bổ cho nhiều đợt phải thu.

Đối với hóa đơn, TVC PMSREAL hỗ trợ xuất hóa đơn theo từng đợt thanh toán và có thể tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp có nhu cầu.

Việc liên kết dữ liệu hợp đồng với lịch thanh toán và công nợ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình theo dõi nghĩa vụ tài chính của từng khách hàng và từng giao dịch.

9. Thanh lý, chuyển nhượng và thay đổi giao dịch

Không phải mọi giao dịch bất động sản đều đi thẳng từ hợp đồng đến bàn giao.

Trong quá trình thực hiện có thể phát sinh thay đổi hợp đồng, thanh lý hoặc chuyển nhượng. TVC PMSREAL hỗ trợ các nghiệp vụ này trong nhóm quản lý hợp đồng.

Các khoản phí liên quan như phí thanh lý hoặc phí chuyển nhượng cũng được quản lý trong nhóm chức năng công nợ.

Đặc biệt, hệ thống lưu lại lịch sử thanh lý và chuyển nhượng của từng bất động sản, cho phép người dùng tra cứu khi cần thiết.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ biết trạng thái hiện tại của giao dịch mà còn có thể theo dõi những thay đổi đã diễn ra trong suốt vòng đời của sản phẩm.

10. Bàn giao bất động sản

Bàn giao là một trong những bước cuối của quy trình bán hàng bất động sản.

Đến thời điểm này, dữ liệu về khách hàng, sản phẩm, hợp đồng và nghĩa vụ tài chính đã được hình thành trong các giai đoạn trước đó.

Trong thực tế, tại thời điểm bàn giao có thể xuất hiện chênh lệch về diện tích hoặc giá trị hợp đồng.

TVC PMSREAL cho phép ghi nhận các chênh lệch này và tạo các dòng phải thu hoặc phải trả tương ứng. Hệ thống cũng hỗ trợ nhập hàng loạt những thay đổi phát sinh tại thời điểm bàn giao.

Nhờ đó, nghiệp vụ bàn giao có thể tiếp tục được liên kết với hợp đồng và công nợ thay vì được xử lý hoàn toàn tách biệt.

11. Chăm sóc khách hàng sau bán

Quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng không kết thúc ngay sau khi ký hợp đồng hoặc bàn giao bất động sản.

Trong suốt quá trình giao dịch và sau bán, doanh nghiệp vẫn cần duy trì việc cung cấp thông tin và tương tác với khách hàng.

TVC PMSREAL hỗ trợ thông báo tin tức, nhắc lịch thanh toán, lưu lịch sử giao dịch, quản lý tương tác và ý kiến phản hồi, đồng thời hỗ trợ các chương trình ưu đãi và khuyến mãi.

Việc lưu trữ lịch sử giao dịch và tương tác giúp doanh nghiệp có thêm dữ liệu để phục vụ khách hàng xuyên suốt thay vì kết thúc việc quản lý ngay khi giao dịch hoàn tất.

12. Báo cáo quản trị trong quy trình bán hàng bất động sản

Một trong những giá trị quan trọng của việc quản lý dữ liệu tập trung là khả năng khai thác thông tin phục vụ quản trị.

TVC PMSREAL hỗ trợ báo cáo dạng liệt kê và đồ thị, Drilldown/Drillthrough, chủ động thiết lập điều kiện chạy báo cáo, Dashboard trực quan, báo cáo theo vị trí và gửi báo cáo tự động qua email.

Bên cạnh đó, nền tảng TVC còn hỗ trợ Dashboard tùy biến, tự thiết kế báo cáo, quy trình phê duyệt điện tử, phân quyền chuyên sâu và truy vết hệ thống.

Nhờ vậy, dữ liệu hình thành trong quá trình bán hàng không chỉ phục vụ hoạt động tác nghiệp mà còn trở thành nguồn thông tin để ban lãnh đạo theo dõi và phân tích hoạt động kinh doanh.

Vì sao doanh nghiệp nên số hóa quy trình bán hàng bất động sản?

Một quy trình bán hàng bất động sản liên quan đến nhiều bộ phận và nhiều nhóm dữ liệu khác nhau.

Thông tin khách hàng cần kết nối với sản phẩm. Sản phẩm lại liên quan đến chương trình bán hàng và đặt chỗ. Sau đó, giao dịch tiếp tục hình thành hợp đồng, lịch thanh toán, công nợ và các nghiệp vụ như chuyển nhượng hoặc bàn giao.

Nếu mỗi nhóm dữ liệu được quản lý trên một công cụ riêng, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nhiều thao tác tổng hợp, nhập liệu và đối chiếu.

Khi các nghiệp vụ được quản lý trên một hệ thống tập trung, dữ liệu có thể được kết nối xuyên suốt theo từng khách hàng và từng bất động sản. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi quá trình từ khách hàng tiềm năng, sản phẩm và đặt chỗ đến hợp đồng, thanh toán, chuyển nhượng, bàn giao và chăm sóc sau bán.

Số hóa vì vậy không đơn thuần là chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm. Giá trị quan trọng hơn nằm ở việc kết nối các nghiệp vụ thành một quy trình thống nhất và tạo ra một nguồn dữ liệu dùng chung cho toàn doanh nghiệp.

Kết luận

Một quy trình bán hàng bất động sản hiệu quả cần kết nối xuyên suốt từ khách hàng, bất động sản, đặt chỗ, hợp đồng, công nợ đến chuyển nhượng, bàn giao và chăm sóc sau bán.

TVC PMSREAL hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ này trên một nền tảng tập trung, giúp dữ liệu được tổ chức thống nhất và phục vụ tốt hơn cho hoạt động vận hành và quản trị.

Liên hệ 0903 706 311 - 038 374 6908 Tavico Digital JSC để tìm hiểu giải pháp TVC PMSREAL phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.